# 第二届实验室学术论坛策划的经验及教训

第三工作组组长 李辰剑
2024-7-3

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## 一、概述

实验室学术论坛从 2023 年开始举办，今年（2024 年）为第二届。举办时间为每年的六月左右。

实验室学术论坛主要服务于需要开题的硕士生，同时也会邀请校外老师、毕业校友参会，是一次面向所内外的学术论坛。

由于举办学术论坛事物繁多，因此一般由四个工作组共同合作完成，而当值工作组主要负责论坛当天的场务工作。

## 二、人员邀请

学术论坛需要邀请报告人、负责点评的老师、主持人、所外人员。

**报告人。**由于硕士生需要至少进行一次学术报告才能开题，而实验室学术论坛刚好提供了这样的机会，因此硕士生往往会积极报名、成为论坛报告的主力。同时，也会有少量博士生报名。一般会报名 30~40 次报告。

以一次报告 20 分钟记，每个会场每半天可以安排 6~10 次报告（2~3 个小时），30~40 次报告大约需要四个[半天·会场]。本届学术论坛采用了两个会场同时进行、一天完成所有报告的形式。也可以考虑一个会场分两天进行。

**点评老师。**一般由报告人的导师或所内相关老师担任。王老师会发邮件知会实验室内导师，协助工作组邀请老师参会。

**主持人。**主持人一般由相关领域的高年级博士生或者老师担任。除了需要串场之外，还需要保证每个报告问答环节至少有一个问题。由工作组自行联系、邀请。这对工作组的人脉和 social 能力提出了一定的要求。

> 没有别人问，就自己提问题。

**所外人员。**为了办成一次所内外的论坛，需要邀请所外人员参会。一般会选择邀请往届学长回所进行交流，由参会的导师们负责联络和邀请。

> 由于所内论坛（只有所内人员参与的论坛）没有餐饮茶歇报销额度、而所内外论坛（有所外人员参与）有报销额度，因此所外参会人员对举办论坛很重要。

## 三、策划与场地分配

硕士加上博士，一般加起来会报名 30~40 次报告。

以一次报告 20 分钟记，每个会场每半天可以安排 6~10 次报告（2~3 个小时），30~40 次报告大约需要四个[半天·会场]。本届学术论坛在两个会场同时进行、一天完成了所有的的形式。也可以考虑另一种方案：一个会场、分两天进行。

本届论坛在 334 会议室、4 楼大报告厅进行报告。

> **教训：**4 楼大报告厅由于过于空旷，效果并不好。若仍在 4 楼大报告厅进行报告，麻烦让场务同学负责“驱赶”一下听众，让听众优先坐前排。
> 
> **教训：** *今年*考虑到*去年*的上述教训，本来计划在一楼大厅和 334 进行报告。但由于没有可移动的投影幕布，只好作罢。明年如果要在一楼大厅进行报告的话，需要提前采购/准备投影幕布。

报告如何分配？建议将相似主题的报告安排在同一个 Session，并按主题招募相应背景的主持人。

> 一个 Session 是指同一个会场、同一个半天的会议。例如，「334 上午」是一个 session，「4 楼报告厅下午」则是另一个 session。

确定好会议室之后，向张鑫老师申请登记即可。

## 四、当日场务和会议记录

除了提前安排好的主持人之外，论坛当日每个会场还需要两位同学进行场务工作。场务工作主要包含以下三个部分：

1. 组织到会人员签到。报告者和参会者可以签到，“应签尽签”即可。为了报销，特别注意要让所外人员签到。签到表可以使用由我制作的模板「学术论坛签到表模板.docx」。
2. 会议录像。建议提前一至两天借取器材，方便熟悉使用。实验室只有一套摄影器材，由孙守云老师保管；另一套器材（两个会场）可以向研究生部借。录制完成后，按照如下标准整理后上传到实验室网盘：
   1. 以每个报告一个视频文件的方式组织，命名方式为“学生姓名+报告题目”；
   2. 报告视频按论坛的分组情况，分成几组存放。

3. 会议记录。由于有录像存在，因此会议记录只需要记录报告的提问和回答即可。会议报告可以使用我制作的模板「学术论坛会议记录模板.docx」。


建议一位同学负责摄影和签到、另一位同学负责记录。由于涉及到人员安排，建议工作组组长尽早安排场务名单，并多次提醒组员，以确保工作传达到位。

## 五、餐饮与茶歇

根据签到人数，会议有每人 130￥的餐饮补贴（实为报销金额），相当充裕。餐饮补贴包含了会议的午餐、晚餐，以及茶歇。

> 注意，酒精饮料、咖啡和水果是无法报销的。

张鑫老师会负责订购盒饭作为当天的午餐与晚餐。盒饭的标准是 50￥/份，可以吃得较为丰盛。

茶歇则略微复杂一些。首先是经费。扣除两顿盒饭，每位参会人员的可用于茶歇的报销额度为 30￥。以会议参加人数 40 人记，共有 1200￥资金可以购置茶歇所需物资，相当充裕。其次是采购选择。由于不能报销酒精饮料、咖啡和水果， 可以选择诸如可乐、汽水的大众型饮料。此外，甜点、小食等茶店则可以到软件所后的「味多美」，或者更远处的（过知春路地铁站、肯德基旁）「85 度面包房」采购。采购时务必索要发票，同时也可以尽量向面包店要写纸盘、塑料叉等。

> 今年采购选择的店铺是味多美。其中奶油瑞士卷最为美味，蛋挞相当不错，都建议来年再买。蜂蜜蛋糕则口味欠佳，不建议再买。

虽然面包店可能会提供一部分餐具，但往往不够。餐具的大头会由张鑫老师提供（纸杯、盘子、塑料叉等等）。

由于茶点很受欢迎，上午场结束后便已所剩无几了，导致下午的茶歇形同虚设；于此同时，才买茶点只花了 200￥多，并没有充分利用报销额度。因此建议茶点分两次购买，中午需要视情况补充一次。

> **教训：**茶歇的点心可以多买些；中午一定要补充一次点心（补充或者再买）。